Uitbesteden is niet de oplossing als je overloopt

14-09-2022 | leestijd:

Blijf ik het zelf doen of ga ik uitbesteden? Iedere ondernemer komt op een gegeven moment voor deze keuze te staan. Als je op dat punt bent gekomen is het eigenlijk niet haalbaar meer om dingen zelf te blijven doen. Je merkt dat het te veel tijd en headspace inneemt. Je loopt achter de feiten aan en er beginnen foutjes te ontstaan. Daarom wil je meer ruimte creëren, zodat je bedrijf meer mogelijkheden heeft om te groeien.

De denkwijze ‘ik heb te veel op mijn bordje liggen, dus ik schakel hulp in’ is een hele logische. Maar het is niet altijd het juiste om te doen.

Waarom wil je uitbesteden?

Wat ik namelijk zie gebeuren is dat ondernemers te snel willen uitbesteden, waardoor ze als ze een paar maanden verder zijn teleurgesteld zijn. Het kost veel energie, tijd en geld en dat komt niet overeen met de verwachting.

Zo zonde, want het zou het ondernemen juist makkelijker moeten maken.

Als je naar de kern gaat van de reden waarom je wilt uitbesteden, is dat simpelweg dat je jouw workload omlaag wilt hebben. Laten we daarom gaan kijken hoe je dat voor elkaar krijgt.

Voordat je gaat uitbesteden zijn er namelijk nog een aantal stappen die je kunt nemen om jouw to-dolijst te minimaliseren om meer rust en ruimte te creëren in je agenda en je hoofd.

Wat vaak vergeten wordt bij uitbesteden

Veel taken die je nu met regelmaat uitvoert kunnen waarschijnlijk wel door iemand anders worden gedaan. Maar is het écht, écht nodig dat deze taken worden gedaan? Stel dat je taken kunt schrappen, hoeveel tijd komt er dan vrij? En wat bespaar je hiermee?

Kun je taken automatiseren waardoor je ze ook niet hoeft te doen. Of kun je ze eenvoudiger maken, zodat het je minder tijd en energie kost.

Automatiseer nooit iets dat kan worden geschrapt en delegeer nooit iets dat kan worden geautomatiseerd of vereenvoudigd.

Doe eerst dit voordat je gaat uitbesteden

  1. Maak inzichtelijk wat je allemaal doet
    Noteer (op papier of digitaal) al jouw taken. Het kan helpen om dit per afdeling binnen je bedrijf te doen; dagelijks management, marketing, sales, klantmanagement, financiën. Dit geeft vaak al een goed inzicht in de verdeling van jouw tijd.Wil je het echt goed aanpakken, houd dan een aantal weken, liefst langer, bij wat je allemaal op een dag doet en hoeveel tijd je ervoor nodig hebt. We onderschatten namelijk vaak hoeveel tijd iets kost. Door je tijd te tracken met een tool zoals Toggl, maak je inzichtelijk hoeveel tijd je exact aan je taken besteed.
  2. Minimaliseer je taken
    Nu je een overzicht hebt van alle taken loop je alle taken langs en bekijk je per taak of je deze kunt schrappen, vereenvoudigen, automatiseren of uitbesteden.

Schrappen
De makkelijkste manier om minder te doen te hebben is door taken te schrappen. Welke taken kun je schrappen omdat je ze eigenlijk niet hoeft te doen? Wat hierbij helpt is jezelf afvragen of de taak bijdraagt aan het behalen van jouw doelen.

Soms doe je taken omdat je anderen dat ziet doen, omdat je dat van iemand geleerd hebt of misschien doe je dingen op jouw manier omdat je dat altijd zo hebt gedaan. Je staat er niet meer bij stil waarom je het doet en waarom op die manier.

Vereenvoudigen
Met vereenvoudigen bedoel ik dat je het complete proces om een taak te volbrengen doorneemt. Zijn alle stappen noodzakelijk of kan het eenvoudiger, makkelijker. Kun je het aantal stappen verkleinen?

Je kunt gebruikmaken van checklists en templates. Zoals standaard e-mails, templates voor Instagram posts en stories, een vaste indeling voor een offerte ipv maatwerk offertes. Voordeel hiervan is dat als je dit duidelijk documenteert je taken goed kunt overdragen als je besluit te gaan uitbesteden.

Automatiseren
De overgebleven taken die jou nu veel tijd en energie kosten en die je regelmatig doet kun je misschien wel automatiseren.

Dat betekent dat je door de inzet van software je processen automatisch laat verlopen, waardoor het veel efficiënter gaat. Je hoeft ze zelf niet meer uit te voeren. Daardoor houd je niet alleen tijd over, maar het is vaak ook goedkoper. Jouw processen lopen vanzelf door. Waar jij op dat moment ook bent. Ga niet direct op zoek naar nieuwe tools, maar check ook het systeem dat je nu gebruikt. Benut je alle opties al?

Uitbesteden
En dan komen we pas uit bij uitbesteden. Kijk naar de lijst met overgebleven taken. Welke taken kosten jou te veel tijd en energie? Waar word je echt niet blij van? Wat zou iemand anders beter en sneller kunnen doen? Dit zijn de taken die je kunt uitbesteden.

Als je deze taken uitbesteed creëer je niet alleen meer tijd en ruimte voor jezelf, maar je zorgt ook voor een positieve vibe. Want de energievreters doe je niet meer.

Wil je op een duurzame manier je business laten groeien, volg dan deze stappen als je denkt aan uitbesteden. Zo voorkom je dat je onnodig taken gaat uitbesteden. Je workload zal minder worden en je bespaart er een aanzienlijke hoeveelheid tijd, energie en geld mee.

Ik begrijp het als je denkt: ik heb hier geen tijd voor. Weet dat we deze stappen ook samen kunnen doorlopen. Kijk naar mijn Bedrijf op Orde sessie waarin we samen jouw bedrijf onder de loep nemen. Of plan direct een kennismakingsgesprek in, dan vertel ik je wat voor jou persoonlijk slim is om aan te pakken.

Misschien vind je dit ook interessant

17-03-2022 | door: Patricia van Kester

Hoe je meer grip op je tijd krijgt

Nog even een appje sturen of een mail beantwoorden. Gaat het nog regenen? Oh een reactie op Insta. Leuk, even kijken. Je telefoon is een grote afleider. Gelukkig is daar een oplossing voor: digitaal minimalisme.
25-01-2022 | door: Patricia van Kester

Eindelijk taken afmaken en minder stress ervaren? Ga singletasken

Als een malle ren je door je huis en ook tijdens het werk doe je weleens meerdere dingen tegelijkertijd. Multitasken, ook al weet je dat het niet bijdraagt aan je productiviteit, toch ben je als vrouw en moeder vaak geneigd om het te doen. Na het lezen van dit blog behoort dat nu echt tot het verleden.
21-10-2021 | door: Patricia van Kester

Hoe minimalisme rust brengt binnen je bedrijf

Rust, welke ondernemer met kinderen verlangt daar niet naar? Voor mij is minimalisme de manier om mijn bedrijf en daarmee mijn leven makkelijker te maken. Hoe, lees je in dit blog.