Dit is de reden waarom het jou niet lukt om productief te zijn

21-09-2020 | leestijd:
aandachtsmanagement PAtries

Plus 10 tips hoe je meer uit je (werk)dagen haalt

Tijd is kostbaar. Daar zijn we het allemaal wel over eens. Heb je er weleens bij stilgestaan dat jouw aandacht nog veel kostbaarder is? Je kunt jouw tijd nog zo goed plannen en jouw prioriteiten helder hebben, maar als je er niet met jouw aandacht bij bent heeft zo’n planning of prioriteitenlijst 0 effect.

Dat je een tijdstip koppelt aan een taak betekent niet automatisch dat dat het juiste moment voor jou is om die taak uit te voeren. En dat je dan de hoogste kwaliteit levert.

Je hebt het niet te druk, je bent te snel afgeleid

Ping…een berichtje komt binnen. Ping, nog een berichtje. Misschien staat jouw mailbox altijd open en check je alle berichten direct bij ontvangst. Je probeert overal op te reageren en tegelijk een aantal to-do’s af te vinken, want dan ben je er maar van af.

Is dit herkenbaar? Dat komt omdat je de input (mail, telefoon, Whatsapp, DM, vragen) jouw dag laat bepalen.

Als jij iedere dag met jouw to-do’s worstelt, en je aan het eind van de dag het gevoel hebt dat je wéér niet bent toegekomen aan wat je wilde doen, dan komt dat níet doordat je te veel op je bordje hebt en te weinig tijd. Het echte probleem? Jouw aandacht.

Als je jouw aandacht aan te veel dingen geeft, geef je nergens écht aandacht aan. Met als gevolg dat je niet productief en gestrest bent. En zo vliegt de tijd voorbij.

Wie dit leest is…

Als je dit blog leest is je aandacht gericht op de woorden. Je bent gefocust en alle andere aspecten in de omgeving worden genegeerd. Aandacht is als een zoomlens van een spiegelreflexcamera. Als je leest zoomt de lens in op de tekst, de woorden en letters. Je merkt vrijwel niks op van wat er om je heen gebeurt.

Wikipedia omschrijft ‘aandacht’ als ‘het cognitief proces van het gericht waarnemen van de omgeving’.

Het is een vrij complex proces in het brein. Het komt erop neer dat ons brein belangrijke prikkels filtert en zorgt dat je deze ook daadwerkelijk verwerkt. De overige prikkels worden niet of onbewust waargenomen. Door jouw aandacht op iets te richten kun je dus andere informatie die op je afkomt uitsluiten en kun je meer rendement uit de beschikbare tijd halen.

Hoe kun je jouw aandacht richten?

De verleidingen en afleidingen weerstaan is een van de grootste uitdagingen van deze (digitale) tijd. Gedurende de dag krijgt het brein zoveel prikkels te verwerken, dat het steeds moeilijker wordt om op een enkele taak te concentreren. Het brein is overbelast en niet in staat om alles goed op te nemen of te verwerken. De aandacht is hierdoor oppervlakkig, het is lastig om keuzes te maken en we zijn snel uitgeput door het vele schakelen.

Je kunt je brein helpen door je aandacht te managen. Bij aandachtsmanagement gaat het erom dat je je ergens gedurende lange tijd volledig op richt, jouw aandacht vasthoudt en je niet laten afleiden.

Maar hoe zorg je ervoor dat je je aandacht volledig op iets richt, zonder afgeleid te worden? En hoe hou je die aandacht vast?

  1. Stop met multitasken. Meerdere wetenschappelijke studies tonen aan dat multitasken niet werkt. Het snel schakelen van de ene taak naar de andere taak vergt te veel van jouw brein. Je wordt er minder productief door en levert minder kwaliteit.
  2. Voorkom verleidingen. Zet jouw telefoon op stil en leg hem buiten bereik. Open de mailbox alleen op bepaalde vaste momenten. Sluit tabbladen en documenten die je niet nodig hebt voor de taak waar je mee bezig bent. Vind je het lastig om de verleiding te weerstaan, dan kun je een app zoals Freedom  gebruiken die bepaalde websites en apps blokkeert.
  3. Inzicht in jezelf. Wanneer ben je op je scherpst? Plan taken die veel van jouw denkvermogen en creativiteit vragen op dat moment. Voor veel mensen is dat de ochtend. Plan activiteiten zoals de mail lezen en beantwoorden en afspraken in dat geval in de middag.
  4. Maak je hoofd leeg door alles op te schrijven. Gedachtes, taken, afspraken, boodschappen. Alles wat er in je opkomt. Je kunt hier een braindump voor gebruiken.
  5. Plan maximaal 3 prioriteiten per dag. Besluit welke taken de meeste aandacht nodig hebben en focus daarop.
  6. Werk met tijdblokken. Plan ruim voldoende tijd in om aan een grote taak te werken. Zo creëer je de gelegenheid om langere tijd ononderbroken aan een enkele taak te werken.
  7. Wissel inspanning af met ontspanning. Neem regelmatig een pauze waarin je niks doet. Jouw brein heeft tijd nodig om informatie te verwerken. Dat gebeurt als je het de vrije loop laat. Plan om deze reden ook na elk gesprek of overleg een korte pauze in.
  8. Werk in een fijne, inspirerende en opgeruimde omgeving. De omgeving waarin je werkt heeft invloed op jouw stemming en dus jouw motivatie om geconcentreerd aan het werk te gaan. Zijn er veel omgevingsgeluiden op jouw werkplek die afleiden? Zet dan een noise cancelling koptelefoon op.
  9. Zorg goed voor jezelf. Slaap voldoende, eet gezond, beweeg dagelijks en zorg voor voldoende frisse lucht. Geef jouw brein de brandstof en rust dat het nodig heeft om goed te kunnen functioneren.
  10. Maak bewuste keuzes. Kies wat jij belangrijk vindt en zeg nee tegen dingen die jouw tijd en dus jouw aandacht niet waard zijn. Dit kunnen afspraken zijn, opdrachten waar jij geen energie van krijgt of routinematige klussen die een ander ook kan doen. Stel jezelf de volgende vragen: Waar krijg ik energie van? Wat wil ik bereiken? Wat is nu werkelijk belangrijk?

Dit zijn enkele tips die jou helpen om (meer) vanuit aandacht te leven. Want aandachtsmanagement kun je toepassen op jouw werk- en privéleven.

Dit zal niet van de een op de andere dag gaan. Probeer het een tijdje. Test wat voor jou werkt. Je zult merken dat het steeds makkelijker gaat en dat jouw productiviteit verbetert. Maar dat niet alleen. Je wordt je bewuster van jezelf, jouw wensen en dat komt ook jouw kwaliteit van leven ten goede!

Weet dat iedereen anders is. Wat voor mij werkt, hoeft niet te werken voor jou. Het moet echt bij jou en jouw situatie passen.

Ben je benieuwd hoe jij meer rust in je werkdag (en hoofd) krijgt? Ik geef iedere maand 3 gratis sessies weg, waarin ik vertel wat jóuw volgende stap is voor meer rust en focus.

Vraag een gesprek aan, en ik geef je 30 minuten lang persoonlijke tips en mijn volle aandacht.

Dit is een blog van Patricia van Kester

Als Persoonlijke Assistente ondersteun ik ondernemende ouders met hun bedrijf.  Ik maak tijd en ruimte vrij door de basis van het bedrijf op orde te brengen en/of het overnemen van werkzaamheden op het gebied van marketing & communicatie en office management.

 

PAtries persoonlijke assistente

Misschien vind je dit ook interessant

08-06-2020 | door: Patricia van Kester

Hoe je meer tijd krijgt

Zoveel te doen en zo weinig tijd. Vraag jij je ook regelmatig af waar je de tijd vandaan moet halen?