Welke processen kan ik efficiënter inrichten?

Een hele logische vraag wanneer je als ondernemer in een groeifase zit en merkt dat je bedrijf eigenlijk houtje touwtje is ingericht. Waardoor je voortdurend brandjes aan het blussen bent en niet toekomt aan de strategische acties die je bedrijf doen groeien.

Het maakt niet uit hoe lang je al onderneemt of in welke fase van het ondernemerschap je zit; Waar je bedrijf groeit, vragen je processen om mee te ontwikkelen om structuur en efficiëntie te behouden. En je de touwtjes in handen hebt.

In dit artikel deel ik processen met je waarmee je tijd kunt besparen, meer structuur aanbrengt in je bedrijf en tegelijkertijd je kwaliteit verhoogt. Dit deel ik, zoals in al mijn blogs, vanuit een bredere context.

Waarom processen optimaliseren?

Tijd besparen is vaak de hoofdreden voor het efficiënter maken van processen en dat willen we allemaal. Maar wat is de onderliggende reden dat je je processen efficiënter wilt maken? Want naast tijdwinst zorgen soepele processen en workflows ook voor:

• Minder chaos
• Structuur en een stevige basis voor groei
• Je voorkomt fouten
• Je bespaart energie
• Meer focus
• Een verbetering van de klantervaring
• Meer headspace
• …en zo kan ik nog wel even door gaan als liefhebber van procesoptimalisaties.

Dus, wat is de échte reden dat jij je processen wilt optimaliseren?

• Wil je je klantproces aanscherpen omdat daar kansen liggen?
• Kost de administratie te veel tijd en energie?
• Wil je je marketing efficiënter inrichten om meer leads te genereren?

En daarnaast: wat wil je bereiken met het optimaliseren van je processen en workflows? Kijk waar je nu staat en waar je naartoe wilt groeien. Wat heb je hiervoor nodig en wat staat er al, waar je op verder kunt bouwen?

Mijn ervaring is dat optimaliseren pas echt voor je gaat werken zodra het relevant is. Tijdens een samenwerking kijken we daarom eerst samen naar jouw doelen en prioriteiten. Waarom zou je je onboarding nu aanpakken als je op dit moment geen ruimte hebt voor nieuwe klanten?

Wanneer is een proces efficiënt?

Iedere ondernemer en elk bedrijf is anders. Er is geen one-size-fits-all oplossing voor meer structuur en gestroomlijnde processen. De ene ondernemer werkt graag met geavanceerde systemen, terwijl de ander liever vasthoudt aan Excel of papier. Er is geen goed of fout, maar het is wél belangrijk om kritisch te (blijven) kijken of je manier van werken nog steeds effectief is. Of dat je op de automatische piloot bent gaan draaien, zonder dat het écht voor je werkt.

Een proces is pas efficiënt wanneer het 100% afgestemd is op jouw bedrijf en op jou. Daarmee bedoel ik dat het jouw kwaliteiten versterkt en je zwakke punten ondervangt. Vergeet je bijvoorbeeld vaak een review te vragen na het afronden van een samenwerking? Automatiseer deze actie.

Processen optimaliseren gaat verder dan automatiseren

Processen optimaliseren gaat wat mij betreft verder dan automatiseren of standaardiseren. Ook de indeling van jouw week en dagen speelt hier een rol in. Net als de manier waarop je je planning maakt, je agenda bijhoudt, hoe je samenwerkt met klanten en andere relaties, energiemanagement.

Door je bedrijfsvoering in de breedte te stroomlijnen ontstaan er steeds minder brandjes en krijg je meer tijd en focus. Vooral verstevig je hiermee de basis van je bedrijf zodat je op een duurzame manier verder kunt groeien.

Processen waarin vaak tijdwinst te behalen valt

Om je een idee te geven volgen hier een aantal workflows waarmee de meeste ondernemers veel tijd kunnen besparen:

• Onboarding: een gestroomlijnd proces zorgt voor een soepele start voor nieuwe klanten en voorkomt onnodige vragen of misverstanden.
• Marketing: automatiseer en structureer je marketing zodat je efficiënter nieuwe leads genereert zonder tijdrovende losse acties.
• Planning: een goede planning en manier van plannen helpt om meer grip te krijgen op je tijd en je taken.
• Offboarding: een goede afronding van een samenwerking verhoogt klanttevredenheid, creëert kansen voor terugkerende klanten en je zorgt voor fans (de beste ambassadeurs die je kunt hebben).

Sta je op het punt om je processen en workflows efficiënter te maken? Start met bovenstaande punten. Zorg ervoor dat je helder hebt wat jouw reden is – want dat motiveert – en waar de knelpunten zitten en winst te behalen valt. En weet dat het niet allemaal tegelijk hoeft, pak het per proces aan op het moment dat het relevant is.

Ben je benieuwd welke processen in jouw bedrijf efficiënter kunnen en hoe je dit kunt realiseren? Laten we samen kijken waar voor jou de meeste winst te behalen valt. Plan een kennismakingsgesprek om te onderzoeken waar voor jou de eerste stap naar meer groei zit. Of meld je aan voor de van Chaos naar Groei sessie die ik maandelijks cadeau doe aan een ondernemer.