Je kent het vast wel, de to-do lijst waar geen eind aan lijkt te komen. Er gaan voor je gevoel geen taken af, maar er komen alleen maar taken bij. Je weet niet waar je moet beginnen. Alles lijkt prioriteit te hebben. Je bent druk, druk, druk. Met als gevolg dat je jezelf verliest in de waan van de dag.
Alles lijkt prioriteit te hebben, maar heeft dat dus niet. Het gaat er bij het stellen van prioriteiten om dat je durft te kiezen voor de dingen die er voor jou echt toe doen. Wat is nu echt het belangrijkst?
Een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten is de Eisenhower matrix, ontwikkeld door een van ‘s werelds meest productieve mensen, oud-president Dwight D. Eisenhower.
De Eisenhower matrix, ook wel het Eisenhower model genoemd, helpt jou niet alleen bij het stellen van prioriteiten, maar maakt ook duidelijk wat voor jou essentieel is.
Welke dingen jouw aandacht verdienen en welke juist niet. Door het stellen van twee vragen creëer je ruimte voor de taken die er voor jou echt toe doen:
Hoe belangrijk is de taak?
Hoe urgent is de taak?
Als ondernemer met een gezin heb je ontzettend veel ballen om in de lucht te houden. Er zijn zoveel dingen die onze aandacht opeisen.
Hoe bepaal je nou of iets belangrijk of urgent is? We zijn geneigd om alles wat urgent is ook belangrijk te vinden, maar is dat ook daadwerkelijk het geval? Is een mail die binnenkomt echt zo belangrijk dat je ‘m direct moet beantwoorden? Of kan dat ook later?
Taken zijn belangrijk als ze jou dichter bij jouw doelen brengen of jouw normen en waarden raken. Belangrijke taken maken jou wie je bent als ondernemer, moeder, partner, dochter en vriendin. Ze geven vaak pas resultaat op de lange termijn.
Urgente taken daarentegen zijn dringend en hebben een harde deadline. Ze moeten vrijwel direct uitgevoerd worden.
Zodra je inzicht hebt of een taak belangrijk of urgent is kun je de taak in een van de vier categorieën in de matrix plaatsen.
Dankzij de verdeling van jouw taken in een van de vier categorieën, dus naar prioriteit, is het een stuk makkelijker om jouw tijd goed in te delen en een planning te maken.
Het is wel duidelijk dat je productief bezig bent als je vooral werkzaamheden doet uit categorie 1 en 2. Probeer daarom jouw agenda zo te organiseren dat je voornamelijk dit soort taken doet. En dan voornamelijk taken uit categorie 2, want daar zit jouw groei.
Door het stellen van prioriteiten kun je dus jouw productiviteit verhogen. Je gaat bewuster om met jouw tijd. Maar waar je het meest mee geholpen bent is eenvoudigweg minder taken op jouw to-do lijst. Tijd besparen omdat je altijd tijd tekort komt.
Juist daarom ben ik zo enthousiast over dit model. Het maakt duidelijk welke ballen je kunt laten vallen omdat ze niet relevant zijn. Door taken te schrappen (categorie 4) of uit te besteden (categorie 3) bespaar je veel tijd en energie. En dit maakt jouw leven een stuk makkelijker.
Als Persoonlijke Assistente ondersteun ik ondernemende ouders met hun bedrijf. Ik maak tijd en ruimte vrij door de basis van het bedrijf op orde te brengen en/of het overnemen van werkzaamheden op het gebied van marketing & communicatie en office management.
