Tijd besparen met de Eisenhower matrix

22-05-2020 | leestijd:
prioriteiten stellen door PAtries

Je kent het vast wel, de to-do lijst waar geen eind aan lijkt te komen. Er gaan voor je gevoel geen taken af, maar er komen alleen maar taken bij. Je weet niet waar je moet beginnen. Alles lijkt prioriteit te hebben. Je bent druk, druk, druk. Met als gevolg dat je jezelf verliest in de waan van de dag.

Durf te kiezen

Alles lijkt prioriteit te hebben, maar heeft dat dus niet. Het gaat er bij het stellen van prioriteiten om dat je durft te kiezen voor de dingen die er voor jou echt toe doen. Wat is nu echt het belangrijkst?

Een eenvoudig en effectief hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten is de Eisenhower matrix, ontwikkeld door een van ‘s werelds meest productieve mensen, oud-president Dwight D. Eisenhower.

De Eisenhower matrix

De Eisenhower matrix, ook wel het Eisenhower model genoemd, helpt jou niet alleen bij het stellen van prioriteiten, maar maakt ook duidelijk wat voor jou essentieel is.

Welke dingen jouw aandacht verdienen en welke juist niet. Door het stellen van twee vragen creëer je ruimte voor de taken die er voor jou echt toe doen:

Hoe belangrijk is de taak?
Hoe urgent is de taak?

Urgent of belangrijk?

Als ondernemer met een gezin heb je ontzettend veel ballen om in de lucht te houden. Er zijn zoveel dingen die onze aandacht opeisen.

Hoe bepaal je nou of iets belangrijk of urgent is? We zijn geneigd om alles wat urgent is ook belangrijk te vinden, maar is dat ook daadwerkelijk het geval? Is een mail die binnenkomt echt zo belangrijk dat je ‘m direct moet beantwoorden? Of kan dat ook later?

Taken zijn belangrijk als ze jou dichter bij jouw doelen brengen of jouw normen en waarden raken. Belangrijke taken maken jou wie je bent als ondernemer, moeder, partner, dochter en vriendin. Ze geven vaak pas resultaat op de lange termijn.

Urgente taken daarentegen zijn dringend en hebben een harde deadline. Ze moeten vrijwel direct uitgevoerd worden.

Prioriteiten stellen

Zodra je inzicht hebt of een taak belangrijk of urgent is kun je de taak in een van de vier categorieën in de matrix plaatsen.

  1. Belangrijk en urgent
    Taken die belangrijk en urgent zijn vragen onmiddellijk jouw aandacht. Het zijn ad hoc werkzaamheden. Onverwachte gebeurtenissen die jouw agenda bepalen.Bijvoorbeeld: iemand bellen om de afspraak van morgen te verplaatsen of een spoedopdracht die net binnenkomt.
  2. Belangrijk en niet urgent
    Belangrijke taken die niet urgent zijn kun je inplannen. Ze dragen bij aan jouw doelen, maar hebben geen harde deadline.Deze categorie kenmerkt zich door pro-actief gedrag. Jij bepaalt jouw agenda en niet de (onverwachte) omstandigheden.Om te voorkomen dat de taak urgent wordt, is het wel van belang dat je je aan de planning houdt.
  3. Niet belangrijk en urgent
    De categorie van de afleiding, omdat deze taken niet bijdragen aan jouw persoonlijke doelen. Toch besteden we relatief veel tijd aan deze taken om tegemoet te komen aan de verwachtingen en prioriteiten van anderen. Denk aan onbelangrijke telefoontjes, mail, vergaderingen of het huishouden doen.Als je echt productief wilt zijn, dan zorg je ervoor dat je zo min mogelijk taken doet die in deze categorie vallen. Delegeer de taken of besteed ze uit.
  4. Niet belangrijk en niet urgent
    Alle taken die onder deze categorie vallen kun je schrappen. Het is pure tijdsverspilling. Deze taken dragen helemaal nergens aan bij. Het zijn aandachtstrekkers die ervoor zorgen dat je de taken die je eigenlijk zou moeten doen aan het uitstellen bent. Consumeren op social media is een duidelijk voorbeeld hiervan.

Slimmer plannen

Dankzij de verdeling van jouw taken in een van de vier categorieën, dus naar prioriteit, is het een stuk makkelijker om jouw tijd goed in te delen en een planning te maken.

  • Taken met de hoogste prioriteit (belangrijk en urgent) gaan voor (categorie 1)
  • Plan de taken in die belangrijk zijn, maar niet urgent (categorie 2)
  • Probeer taken die urgent, maar niet belangrijk zijn te delegeren/uitbesteden (categorie 3)
  • Voer geen taken uit die niet belangrijk en niet urgent zijn (categorie 4)

Het is wel duidelijk dat je productief bezig bent als je vooral werkzaamheden doet uit categorie 1 en 2. Probeer daarom jouw agenda zo te organiseren dat je voornamelijk dit soort taken doet. En dan voornamelijk taken uit categorie 2, want daar zit jouw groei.

Tijd besparen

Door het stellen van prioriteiten kun je dus jouw productiviteit verhogen. Je gaat bewuster om met jouw tijd. Maar waar je het meest mee geholpen bent is eenvoudigweg minder taken op jouw to-do lijst. Tijd besparen omdat je altijd tijd tekort komt.

Juist daarom ben ik zo enthousiast over dit model. Het maakt duidelijk welke ballen je kunt laten vallen omdat ze niet relevant zijn. Door taken te schrappen (categorie 4) of uit te besteden (categorie 3) bespaar je veel tijd en energie. En dit maakt jouw leven een stuk makkelijker.

Dit is een blog van Patricia van Kester

Als Persoonlijke Assistente ondersteun ik ondernemende ouders met hun bedrijf.  Ik maak tijd en ruimte vrij door de basis van het bedrijf op orde te brengen en/of het overnemen van werkzaamheden op het gebied van marketing & communicatie en office management.

 

PAtries persoonlijke assistente

Misschien vind je dit ook interessant

30-11-2020 | door: Patricia van Kester

Bingewatch je taken en bespaar tijd

aandachtsmanagement PAtries
21-09-2020 | door: Patricia van Kester

Dit is de reden waarom het jou niet lukt om productief te zijn

De ultieme oplossing om meer te bereiken in minder tijd is niet timemanagement. Er is een veel betere manier om meer rendement uit jouw dag te halen. In dit blog vertel ik hoe je dit kunt doen.
08-06-2020 | door: Patricia van Kester

Hoe je meer tijd krijgt

Zoveel te doen en zo weinig tijd. Vraag jij je ook regelmatig af waar je de tijd vandaan moet halen?